Cách tổ chức sự kiện chuyên nghiệp

Một sự kiện được coi là thành công, khi tao nên hiệu ứng ghi nhớ cho khách hàng đối với sản phẩm, dịch vụ của doanh nghiệp.Doanh nghiệp cần một kế hoạch cụ thể,chi tiết ,xác định rõ mục tiêu.

Phuyengo chia sẻ một số yếu tố cần thiết cho một sự kiện chuyên nghiệp:

  1. Tìm và xác định địa điểm tổ chức sự kiện

Sau khi xác định thời gian cụ thể ngày diễn ra sự kiện và chủ đề của sự kiện. Doanh nghiệp cần xác định ngay địa điểm phù hợp để tổ chức sự kiện.

  • Địa điểm phải phù hợp với quy mô của sự kiện
  • Thuận lợi trong việc đi chuyển và bố trí sự kiện
  • Chi phí phù hợp với mục tiêu sự kiện
  • Thủ tục thuê đơn giản.

chọn địa điểm tổ chức sự kiện

  1. Gửi thư mời và thông điệp của sự kiện

Thư mời vô cùng quan trọng ,tạo nên ấn tượng đầu tiên của khách mời với doanh nghiệp . Thể hiện sự chuyện nghiệp và quy mô tổ chức của sự kiện .Tạo cảm giác kích thích và trân trọng, mong muốn tham gia của khách mời.

Thư mời bao gồm:

  • Nội dung sự kiện
  • Thời gian
  • Địa điểm
  • Ưu đãi nhận được

thiệp mời cho sự kiện

  1. Lên kế hoạch và thực hiện theo kế hoạch

Lên kế hoạch chi tiết phân công công việc cho từng bộ phận liên quan và deadline cụ thể. Tất cả các bộ phận phải bám sát theo nội dung kế hoạch tránh dẫn đến làm sai ,không đúng mục tiêu sự kiện.

Thực hiện đúng quy trình các bước trong kế hoạch là cách để tổ chức sự kiện thành công.

  • Công việc cụ thể
  • Thời gian hoàn thành
  • Đúng mục tiêu đề ra
  • Hỗ trợ giữa các bộ phận
  • Giám sát theo từng giai đoạn

ý tưởng tổ chức sự kiện thành công

  1. Kế hoạch dự phòng cho mọi tình huống

Kế hoạch B vô cùng quan trọng , vì nó giải quyết các tình huống phát sinh bất ngờ , ảnh hưởng đến sự kiện như:

  • Thời tiết
  • Thời gian
  • Nhân sự
kế hoạch tổ chức sự kiện thành công
Business people group works at a table – Table
  1. Khách mời chìa khóa của sự thành công

Bộ phận Kinh Doanh luôn quan tâm,trò chuyện thường xuyên với khách mời trong thời gian trước sự kiện. Để đảm bảo số lượng tham gia sự kiện cao nhất.

Trước ngày diễn ra sự kiện liên hệ lại với khách mời để nhắc thời gian và địa điểm cũng như lợi ích khi tham gia sự kiện.

Hỗ trợ giải quyết khó khăn của khách mời như phương tiện di chuyển, chỉ đường…

  1. Ngân sách cho sự kiện

Doanh nghiệp phải có ngân sách dự trù cho sự kiện .Đảm bảo các khoảng chi tiêu phù hợp và tốt nhất cho sự kiện

ngân sách tổ chức sự kiện
Pie chart on a stock chart with a budget

Tìm hiểm thêm tại đây

Các bước tổ chức sự kiện